本文書は、eFind信頼フレームワークがどのように所管され、レビューされ、承認され、バージョン管理され、執行されるかを説明します。ガバナンスとは、よく書かれたページの集まりを、人々が頼りにできるシステムに変えるものです。すなわち、誰が責任を負うか、文書がどのように草案から承認された規則へと移行するか、変更がどのように提案され伝達されるか、そしてポリシーが破られたときに何が起こるかを定めます。当社は、説明責任とエンタープライズガバナンスを事務手続きではなく運用上の要件として扱います。
本文書の目的は、信頼フレームワークが自らをどのように統治するかを説明することです。法律文書は、その背後にあるプロセスと同程度にしか信頼できません。誰もポリシーを所管していなければ、それは乖離していきます。変更がレビューなしに行われれば、互いに矛盾します。更新がプラットフォームに反映されても、それに拘束される人々に決して届かなければ、文章はほとんど価値がありません。本ガバナンス文書は、フレームワークを正確で、内部的に一貫性があり、準拠法に最新の状態を保ち、それに依拠する人々に誠実に伝達される状態に保つための規則を定めます。
本文書は、一連の実際的な質問に答えます。各文書には誰が責任を負うか。文書はどのように公式になるか。軽微な変更と重要な変更の違いは何か。何かが変更されたことを広告主、パブリッシャー、またはユーザーにどのように伝えるか、そして変更はいつ即座に発効し得るか。二つの文書が矛盾するように見える場合、何が起こるか。ベンダーおよび再委託処理者は、当社自身が課す基準と同じ基準にどのように従わせられるか。本文書は、明確で執行可能な回答を提供します。
本文書は、信頼フレームワークのすべての部分、すなわち概要とライブラリ索引、マスター定義、文書作成基準、契約書、プライバシー通知、そしてすべての製品・プラットフォームポリシーを規律します。これは、それらの文書を作成し維持するeFind内の人々と役割、各文書が従うライフサイクル、バージョン番号付けシステム、変更管理プロセス、変更が伝達される方法、当社が維持する記録保持、そして矛盾や例外が解決される方法を対象とします。また、本サービスの提供に関与する第三者および再委託処理者に対して当社が同等の基準をどのように課すかも規律します。
本文書は、内部のガバナンスおよびプロセスを説明します。これ自体はeFindとどの顧客との間の契約でもなく、いかなる人物に対しても権利または救済を付与するものではありません。顧客およびユーザーが依拠する拘束力のある約束事項は、利用規約、広告主契約、パブリッシャー契約、プライバシーポリシーなどの契約書およびポリシーに存在します。本ガバナンス文書がそれらの拘束力のある文書がどのように維持されるかを説明する場合であっても、拘束力のある文書自体が常に実際の権利および義務を規律します。
本文書は、信頼・法務室、および製品、セキュリティ、プライバシー、エンジニアリングにおけるその関係者を含む、信頼フレームワークを所管し、起草し、レビューし、承認し、公開し、執行するeFindのチームおよび個人に適用されます。また、広告主、パブリッシャー、ユーザー、開発者、および法人顧客にとって重要な約束事項も説明します。なぜなら、彼らが依拠する文書がどのように正確な状態に保たれるか、そして変更がどのように通知されるかを伝えるからです。最後に、本サービスを支える第三者および再委託処理者に及ぶ期待事項を定めます。
広告主、パブリッシャー、ユーザー、ポリシー、準拠法、再委託処理者、個人情報など、本文書で使用される大文字で始まる用語は、以下で与えられる意味を有します: マスター定義集。いくつかの用語はガバナンスに特有であり、それらが初めて現れる箇所でここに定義されます: 信頼・法務室 とは、信頼フレームワークを所管するeFindの機能を意味します。 文書責任者 とは、特定の文書に責任を負う人物またはチームを意味します。 重要な変更 とは、人物の権利、義務、リスク、または個人情報の取扱いに重大な影響を及ぼす変更を意味します。 軽微な変更 とは、それ以外のあらゆる変更を意味します。 変更要求 とは、文書を追加、変更、または廃止する提案を意味します。
当社は、本サービスを構築するのと同じ方法で信頼フレームワークを構築します。すなわち、人々が当社の発言に対して当社に責任を求めるという前提のもとです。その前提が以下のすべてを形作り、三つの原則が本文書を貫いています。
第一の原則は説明責任です。すべての文書には指名された責任者がおり、すべての重要な変更には承認者がおり、公開されるすべてのバージョンは、誰が起草し、誰がレビューし、誰が承認したかを遡って追跡できます。何かが誤っている場合、「会社」が誤ったという漠然とした感覚ではなく、誰がそれを修正する責任を負うかについて明確な答えを求めます。説明責任とは、問題が起きた後に責任を割り当てることではなく、何かが公開される前に責任を明確にすることです。
第二の原則は唯一の情報源です。ある規則、定義、または約束事項は正確に一箇所にのみ存在すべきであり、それ以外のすべては、それを繰り返すのではなく、その場所を指し示すべきです。これが、マスター定義が存在する理由であり、文書作成基準がコピーされたテキストではなく相互参照を要求する理由です。規則が一箇所に存在する場合、それは一箇所で更新することができ、自分自身と食い違うことがありません。
第三の原則は、ガバナンスは儀式ではなく統制であるということです。以下のライフサイクル、バージョン番号付け、および変更管理プロセスは、実際の関門です。文書は、誰かが完成したと考えるから発効するのではなく、本文書が要求する手順を通過したから発効します。当社は、後で撤回しなければならないものを公開するよりも、慎重に進んで正しくあることを望みます。
優れたガバナンスは明確な役割に依存します。以下の役割は、信頼フレームワーク内で定められた責任を負います。一人の人物が複数の役割を担うことがあり、役割は個人ではなくチームによって担われることもありますが、責任自体は変わりません。
信頼・法務室は信頼フレームワーク全体を所管します。これは、フレームワークの構造、定義された用語の意味、法的約束事項の文言、そして本文書に記載されるプロセスについての最終的な権限です。新しい文書を承認し、古い文書を廃止し、文書間の矛盾を解決し、文書を草案から発効へと移行させるバージョン変更を承認します。また、質問や懸念事項が向けられる部署でもあります。本文書がフレームワークの「所管者」を指す場合、それは信頼・法務室を意味します。
各個々の文書には文書責任者、すなわちその特定の文書を正確で最新の、そしてフレームワークの他の部分と整合した状態に保つ責任を負う人物またはチームがいます。文書責任者は変更を起草し、以下に説明するレビューを調整し、その文書に関する質問の窓口となります。信頼・法務室は、中核的なガバナンス文書について文書責任者として行動することがあり、製品およびプラットフォームポリシーについては、常にその全体的な権限のもとで、主題に最も近いチームに責任者を割り当てます。
法律文書は、実際のシステムおよび実際の製品がどのように動作するかを説明します。そのため、文書が承認される前に複数の関係者グループがレビューに参加します:
これらの関係者はそれぞれ個別にフレームワークに対する拒否権を持つわけではありませんが、関連する関係者が文書中の記述が不正確または安全でないという未解決の異議を提起している間は、その文書を発効として承認することはできません。
一部の決定は、実務レベルにとどめるには重要すぎます。会社の約束事項を重大に変更する重要な変更、信頼・法務室がフレームワーク内で解決できない文書間の矛盾、異例の例外または権利放棄を認める決定、そして相当な法的、財務的、または評判上の結果を伴う変更は、決定のために経営幹部にエスカレーションされます。経営幹部は文書を起草または編集しません。プロセスが浮き彫りにする方向性とリスクの問題を決定し、その後、信頼・法務室が通常のライフサイクルを通じてその決定を実施します。
唯一の情報源の原則は、所管を通じて執行されます。すべての文書に所管者がいるため、また規則が正確に一つの文書に存在するため、変更を行わなければならない場所は常に正確に一箇所であり、それを行う責任を負う人物またはチームは正確に一つです。これにより、同じ考えが三箇所で三通りに書かれ、どのバージョンが正しいのか誰にも言えなくなるまで徐々に食い違っていくという、大規模な法律フレームワークの最も一般的な失敗が防止されます。
実際には、これは、マスター定義が定義された用語が定義される唯一の場所であり、文書作成基準がハウススタイルが定められる唯一の場所であり、プライバシーポリシーが当社の中核的なプライバシー約束事項が述べられる唯一の場所であることを意味します。他の文書はこれらの情報源を繰り返すのではなく参照します。文書が用語または規則を使用する必要がある場合、後で変わるかもしれない文言をコピーする代わりに、所管文書にリンクします。その結果、定義を一度更新すれば、それが使用されるすべての場所でその意味が更新されます。
ads.efind.com上で公開されている文書のバージョンが権威あるバージョンです。草案、内部コピー、翻訳、および要約は便宜のためのものであり、それらのいずれかが公開された文書と矛盾する場合、公開された文書が優先します。当社は、公開されたフレームワークと矛盾する私的な側面契約を維持することはありません。
信頼フレームワーク内のすべての文書は同じライフサイクルを経ます。文書は、維持される過程でその存続期間中にライフサイクルの一部を何度も繰り返すことがありますが、関門を飛ばすことは決してありません。
文書は、その文書責任者によって作成される草案として始まります。草案は最初から文書作成基準に従います。すなわち、平易な英語、ハウススタイル、定義された用語の正しい使用、そしてコピーされたテキストではなく所管文書への相互参照です。起草中、責任者は文書が意図ではなく現実を記述するよう、関連する製品、セキュリティ、プライバシー、エンジニアリングの関係者から意見を集めます。この状態にある文書は作業中のものであり、発効として公開されません。
草案が完成すると、内部レビューを経ます。関係者は、それが自身の領域について正確であり、フレームワークの他の部分と整合しており、他の文書との矛盾がないことを確認し、文書責任者はそのコメントを解決します。内部レビューは、事実誤りが発見される段階です。すなわち、存在しない統制が存在するという記述、変更された機能の説明、誤って使用された定義などです。文書は、未解決の正確性に関する異議を残したまま内部レビューを離れることはありません。
内部レビュー後、文書は法務レビューのために信頼・法務室に提出されます。法務レビューは、文書が執行可能であること、本サービスが提供される各法域の準拠法と整合していること、意図されたとおりにユーザーおよび顧客を保護すること、そしてその約束事項がeFindが実際に守ることのできるものであることを確認します。法務レビューは、変更のために文書を差し戻すことがあり、その場合、関連する前の手順が再開されます。
承認とは、弁護士の承認を得て、文書が発効する準備が整ったという信頼・法務室の決定であり、草案と有効な文書を分ける関門です。文書は、単に書かれた、またはレビューのために掲載されたというだけでは発効せず、誰も拘束しません。この手順を通じて承認され、発効日が与えられた場合にのみ発効します。
承認されると、文書はads.efind.com上のその正規の場所に公開されます。公開は、文書を権威あるものにし、それに拘束される人々が利用できるようにするものです。変更が重要である場合、公開には本文書の後半で説明する通知が伴います。
文書は生きています。法律は変わり、製品は進化し、より良い文言が見つかります。保守とは、変更管理プロセスを通じて文書を正確に保つ継続的な作業です。すべての保守変更は、ライフサイクルの適切な地点に再度入ります。小さな文言修正は軽微な内部確認のみで済むことがある一方、重要な変更は公開前に内部レビュー、法務レビュー、承認を繰り返します。
文書が不要になった、置き換えられた、または別の文書に統合された場合、それは廃止されます。廃止は、無言の削除ではなく、信頼・法務室による意図的な行為です。廃止された文書はその発効日をもって置き換えられ、当社の内部記録は、それが廃止または置き換えられたことを反映するよう更新され、人々がそれに依拠していた場合、現在その主題を規律する文書への案内が残されます。当社は、フレームワークの履歴を再構築できるよう、廃止されたバージョンの記録を保持します。
バージョン番号は統制であり、本フレームワークにおいて特定の意味を持ちます。これらは公開ページに表示されるのではなく、当社の内部変更記録に保持されており、文書がライフサイクルをどこまで進んだか、そして最新の変更がどれほど重要であったかを正確に示します。
文書は バージョン1.0 上記の法務レビューおよび承認の手順を通じて弁護士によって承認された後にのみなります。バージョン1.0に到達することは、文書が草案であることをやめ、実際の発効日を持つフレームワークの発効かつ拘束力のある一部となる瞬間です。どの文書も、時間の経過や掲載によってバージョン1.0に到達することはなく、承認を通じてのみそのバージョンに到達します。
文書がバージョン1.0以上になった後、それ以降の変更はその重要性に応じて番号が付けられます:
フレームワークへの変更は、その場限りの編集ではなく、変更管理を通じて行われます。変更管理とは、変更が責任を負う者によって提案され、適切な人々によってレビューされ、適切なレベルで承認され、記録されることを確実にするプロセスです。
eFind内の誰もが変更要求を提起することができ、ユーザー、広告主、パブリッシャーは信頼・法務室に連絡することで変更要求を促すことができます。変更要求は、変更される文書を特定し、提案された変更を説明し、その理由が法律の変更、製品の変更、修正、または明確性の向上のいずれであれ、それがなぜ必要であるかを説明します。文書責任者はその要求を受け取り、具体的な草案の編集に変換します。
すべての変更は軽微または重要のいずれかに分類されます。なぜなら、その分類は、どれだけのレビューが必要であり、どのように伝達されなければならないかを決定するからです。文書責任者が分類を提案し、信頼・法務室がそれを確認します。ある変更が権利、義務、リスク、または個人情報に影響を及ぼすかどうかについて現実的な疑義がある場合、当社はそれを重要なものとして扱います。重要な変更は、内部レビュー、法務レビュー、および関連する関係者による確認を経ます。軽微な変更は、その低いリスクに比例したより軽い内部確認を経ますが、それでも記録されます。
変更は、承認されるまで有効になりません。重要な変更には、弁護士の承認を得た信頼・法務室による承認、そして上記のエスカレーション規則のもとで変更が十分に重要である場合、経営幹部からの決定が必要です。軽微な変更は、信頼・法務室、またはその部署から委任された権限のもとで文書責任者によって承認されることがあります。承認は新しいバージョン番号と発効日を設定し、その後、文書が公開されます。
人々が拘束される変更は、それについて知らされなければ意味がありません。当社が人々にどのように通知するかは、変更が重要であるかどうか、そして誰が影響を受けるかによって異なります。
以下の場合、 軽微な変更当社は文書を更新し、当社の記録内のバージョン番号を進めます。当社は、明確化や誤字修正のたびに個別の通知を送ることはありません。
以下の場合、 重要な変更当社は、対象読者に対して合理的な方法を用いて、変更が発効する前に影響を受けるユーザー、広告主、パブリッシャーに事前通知を行います。変更および対象読者に応じて、通知は本サービス内での目立つ通知の掲載、アカウントに登録されたアドレスへの電子メール、製品内のメッセージ、または影響を受ける人々に届くよう合理的に設計されたその他の方法によって行われることがあります。通知は何が変更されるか、そしていつ変更が発効するかを説明し、当社は顧客が変更を確認しどのように対応するかを決定できるよう十分な事前の時間を与えることを目指します。特定の顧客に対してeFindを拘束する具体的な通知に関する約束事項は、利用規約、広告主契約、またはパブリッシャー契約など該当する契約書に定められているものであり、本文書はそれらを縮小するものではありません。
一部の変更は待つことができません。準拠法によって要求される変更、法的または規制上の命令に対応するために必要な変更、またはセキュリティ上重要な変更、すなわちユーザー、顧客、本サービス、またはその他の者の安全もしくはセキュリティを保護するために必要な変更は、通知の前に直ちに発効することがあります。そのような場合であっても、当社は合理的に可能な限り速やかに影響を受ける人々に通知し、なぜその変更が直ちに発効したかを説明します。
ガバナンスは、検証できる場合にのみ機能するため、当社はフレームワークが時間の経過とともにどのように変化したかの記録を保持します。それぞれの重要な変更、および各文書のライフサイクルについて、当社の内部記録は、何が変わったか、なぜ変わったか、誰がレビューしたか、誰が承認したか、どのバージョン番号になったか、そしていつ発効したかを示すよう設計されています。この監査証跡により、当社はいかなる日付時点でのいかなる文書の状態も再構築でき、顧客、監査人、規制当局からの、当社の約束事項がある時点でどのようなものであったかについての質問に答えることができます。
当社は、約束事項の履歴が更新時に失われないよう、置き換えられた文書のバージョンを破棄せずに保持します。記録は、当社の法的、規制上、運用上の義務を果たすために必要な期間保持され、記録に個人情報が含まれる場合はプライバシーポリシーの保持慣行と整合します。内部ガバナンス記録へのアクセスは、セキュリティポリシーに沿って、業務のためにそれを必要とする人々に限定されます。
唯一の情報源があっても、二つの文書が時折異なることを述べているように見えることがあります。そのような場合、矛盾は議論によってではなく、固定された優先順位によって解決され、結果が予測可能なものとなります。
規律する規則は、 特定のものが一般的なものに優先するということです。特定の主題、製品、または関係を規律するために書かれた文書は、その特に規律する事項について同じ論点に関する一般的な文書に優先し、より一般的な文書がその話題に言及するだけであっても、その主題について意図された規則であると理解されます。
特定のものが一般的なものに優先する規則が事項を解決しない場合、以下の優先順位が適用され、矛盾する論点において上位の項目が下位の項目に優先します:
真の矛盾がこれらの規則によって解決できない場合、信頼・法務室が正しい解釈を決定し、必要に応じて、矛盾が再発しないよう変更管理を通じて文書を修正します。
本サービスは複数の法域にわたって提供されており、法律はどこでも同じではありません。フレームワークは、本サービスが提供される各場所において準拠法との整合を維持し、かつ自己矛盾を起こさないよう設計されています。当社は、広告、消費者保護、プライバシーおよびデータ保護、知的財産、そして人工知能に関する新興の規則を含む、本サービスに影響を与える分野における法的および規制上の動向を監視します。法律が文書に影響を与える形で変わる場合、担当チームまたは信頼・法務室が変更要求を開始し、変更はライフサイクルを通じて進みます。
法的要件が特定の法域にのみ適用される場合、当社は通常、あらゆる場所に適合しない形でグローバルな文書を変更するのではなく、カリフォルニアプライバシー通知やGDPRプライバシー通知など、その法域向けに作成された文書でそれに対応します。これにより、中核的な文書は読みやすさを保ちつつ、現地の義務を満たすことができます。準拠法といずれかの文書が矛盾する場合、上記の優先順位に述べるとおり準拠法が優先し、当社は矛盾を除去するよう影響を受ける文書を更新します。
時折、特定の事例においてポリシーから逸脱する正当な理由があります。監督付きのテスト、便宜的措置、またはポリシーが想定していなかった状況などです。そのような逸脱は例外または権利放棄として扱われ、それらは黙認された標準ではなく、意図的な例外です。
例外または権利放棄は、信頼・法務室によってのみ、またはエスカレーション規則がそれを要求する場合には経営幹部によってのみ認められます。これは、その理由、範囲、それが適用される人物またはアカウント、それに付随するあらゆる条件、そして可能な限り、それ以降に通常の規則が再び適用される失効日とともに書面で文書化されます。権利放棄は、それが対処する特定の状況に限定されます。一度それを認めても、根底にある文書は変更されず、将来同じ扱いを受ける権利が生まれることもありません。例外のパターンが、あるポリシーがもはや現実に適合しないことを示す場合、正しい対応は、それを放棄し続けることではなく、変更管理を通じてポリシーを変更することです。
ポリシーを書くことと、それを執行することは異なる事柄であり、決して執行されないフレームワークは信頼できません。eFindは、これらに同意する広告主、パブリッシャー、ユーザー、およびその他の参加者に対してポリシーを執行します。具体的な執行の権利、救済、およびプロセスは、利用規約、広告主契約、パブリッシャー契約、および主題固有のポリシーなど、拘束力のある文書自体に定められており、本ガバナンス文書はそれらの権利に何も加えたり減じたりするものではなく、執行がガバナンスにどのように適合するかを説明するものです。
当社が可能性のある違反を特定した場合、関連するポリシーに照らしてそれを評価します。違反の性質および深刻さ、関連する履歴、および準拠法に応じて、対応は、警告もしくは問題の是正の要求から、キャンペーン、機能、または掲載箇所の制限もしくは一時停止、影響を受ける金額の保留、アカウントの停止もしくは終了、そして違法な行為の当局への通報まで幅広くあり得ます。当社は、執行が違反に比例し、類似の状況において一貫性があることを目指し、そうすることが安全かつ許容される場合には参加者に問題を修正する機会を与えることを優先します。当社は、違反が重大な損害を引き起こしているまたは脅かしている場合、不正行為または無効トラフィックが関与している場合、または準拠法もしくは安全がそれを要求する場合には、事前の通知なく直ちに行動する権利を留保します。
文書は、特定の出来事への対応としてだけでなく、スケジュールに従ってレビューされます。フレームワーク内の各文書は、その文書責任者および信頼・法務室によって少なくとも年に一度レビューされ、プライバシー、セキュリティ、人工知能などの急速に変化する分野の文書についてはより頻繁にレビューされます。定期的なレビューは、文書が依然として正確であるか、依然としてフレームワークの他の部分と整合しているか、依然として準拠法を遵守しているか、そして依然として文書作成基準のもとで明確に書かれているかを確認します。レビューは変更が不要であると結論づけることがあり、その場合はレビュー自体が記録されます。あるいは、その後ライフサイクルを通じて進む変更要求を開始することもあります。予定されたレビューは、新しい法律や製品の変更などの特定の出来事がそれをより早く必要とする場合に文書を速やかに変更する義務に代わるものではありません。
本サービスはベンダーおよび再委託処理者の助けを借りて提供されており、当社の約束事項は、顧客のコンテンツまたはユーザーの個人情報を取り扱う最も弱い当事者と同程度にしか強くありません。そのため、当社は、本フレームワークが当社に課すのと同等の基準を第三者および再委託処理者に課します。再委託処理者が本サービスに関連して個人情報を処理する前に、当社はそれを評価し、プライバシーポリシー、データ処理補遺、およびセキュリティポリシーと整合する水準でその情報を保護すること、そして当社の指示のもとでのみ、かつ当社が許可する目的のためにのみそれを処理することを求める契約上の義務を導入します。必要な場合、いかなる国際移転についても適切な移転の仕組みが使用されます。
当社は、該当する契約に定める範囲において、その文脈における再委託処理者の作為および不作為を含め、当社が提供する本サービスの部分について引き続き責任を負います。再委託処理者の集合への変更は、それが定めるあらゆる通知および異議の権利を含め、データ処理補遺のもとで処理されます。第三者が再委託処理者ではないものの依然として本サービスの提供を支援する場合、当社は、それがフレームワーク内の抜け穴にならないよう、その役割に適した義務を課します。
信頼・法務室は、信頼フレームワークに関する質問、およびその中の何かが不正確、時代遅れ、矛盾している、または遵守されていないという報告についての窓口です。文書が誤っていると思われる場合、二つの文書間の矛盾に気づいた場合、あるポリシーが自分にどのように適用されるか不明な場合、または可能性のある違反を報告したい場合、当社はあなたからのご連絡をお待ちしています。報告はレビューされ、実際の問題を特定する場合、それらは変更要求に変換され、上記に説明されたプロセスを通じて進められます。
信頼・法務室には以下でご連絡いただけます:
当社は、フレームワークについて誠実に懸念事項を提起したこと、または疑わしい違反を報告したことを理由に、ユーザー、広告主、またはパブリッシャーに不利益を与えることはありません。懸念事項が個人情報またはあなたのプライバシー権に関連する場合、プライバシーポリシーおよび該当するプライバシー通知は、当社に連絡できる追加の方法、およびあなたが利用できる権利を説明しています。
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